A cégkivonat az egyik olyan céges dokumentum, melynek lejárati ideje van. Ez a lejárati idő 30 nap, ami kevésnek tűnhet, de megvan az oka annak, hogy viszonylag hamar lejár a cégkivonatok érvényessége.
Szinte minden pályázat, szerződéskötés, céges ügyintézés során mellékelni kell vagy be kell mutatni egy érvényes, hiteles cégkivonatot. A cégkivonatokat arra használjuk, hogy a cégjegyzékben található információkat lehet velük bizonyítani, alátámasztani. Ezek között megtalálhatók olyan általános információk, mint pl. a cég neve, adószáma, cégjegyzékszáma, székhelye, de ennél sokkal fontosabbak is, mint pl. az, ha a vállalkozás felszámolás alatt van, adótartozással rendelkezik, végrehajtás alatt áll, vagy ha nem rendezte a béreket a dolgozók felé.
Mondani sem kell, de ezek az információk rendkívül fontosak egy szerződéskötés vagy egy pályázat leadása során, olyannyira, hogy kizáró oknak is számítanak általában. Emiatt bizonyítani kell a cégkivonattal, hogy nem állnak fenn ilyen helyzetek a vállalkozásnál az adott időpontban. Ideális esetben persze az lenne a legjobb, ha a benyújtott cégkivonat 1-2 napos lenne maximum, és akkor biztosan aktuális információkat tartalmazna, de ez nem kivitelezhető az egyes ügyintézések során, mert ennyi idő alatt nem lehet minden további dokumentumot beszerezni. Az arany középút tehát a 30 nap lett, a 30 napos cégkivonatban még aránylag frissek az információk, és elegendő idő marad a dokumentumok beszerzésére és ügyintézésekre, pl. a pályázat benyújtására is.